Автоматизована система управління навчальним процесом НТУ «ХПІ»

Розвиток автоматизованої системи управління навчальним процесом (АСУ НП)
за період 2021 – 2024 рр

Протягом 2021 року активно проводилась робота з удосконалення функціональних модулів автоматизованої системи управління навчальним процесом університету (АСУ НП), а також розробки нових модулів, які сприяють підвищенню ефективності освітнього процесу та організаційної роботи.

Впроваджені розробки:

  • Семестрові відомості. Впровадження нового модулю для роботи з семестровими відомостями значно спростило процес документального супроводу навчального процесу. Викладачі отримали зручний інтерфейс для заповнення та подання семестрових відомостей, а адміністративний персонал – можливість швидкого аналізу підсумкових результатів успішності студентів;
  • Листи успішності студента (хвістівки), версія для деканату. Модернізована версія хвістівок для деканатів дозволяє автоматично формувати звіти щодо успішності студентів, які мають академічні заборгованості. Це забезпечує оперативність у відстеженні динаміки ліквідації заборгованостей та покращує взаємодію між студентами та адміністрацією;
  • Завантаження екзаменаційних відомостей за минулі роки. Додано функціонал, який дозволяє завантажувати екзаменаційні відомості одразу за кілька попередніх років. Це рішення суттєво полегшило роботу архіваріусів та навчальної частини, забезпечуючи швидкий доступ до історичних даних;
  • Відомості орієнтованих на студентів учбових доручень (проводились тестування інститутами). Новий модуль дозволяє студентам і деканатам ефективно взаємодіяти щодо навчальних доручень. Відомості автоматично формуються з урахуванням індивідуального навчального плану студента, що покращує контроль за виконанням доручень і підвищує прозорість навчального процесу;
  • Розрахунок штатів за відомостями учбових доручень. Цей функціонал спрощує планування кадрових потреб кафедр, враховуючи обсяг навчальних доручень. Автоматизований розрахунок забезпечує оптимальний розподіл робочих місць відповідно до реальних потреб;
  • Відкрито новий АРМ «Відділ кадрів викладачів». Автоматизоване робоче місце для відділу кадрів викладачів надає можливість ефективно працювати з інформацією про педагогічний персонал, вести облік навантаження, відпусток і складання звітів;
  • Вдосконалено звіти для навчальної частини (хід ведення сесії, боржники, тощо). Звіти стали більш структурованими та детальними. Вони включають інформацію про стан сесії, кількість боржників та їхній прогрес, що дозволяє навчальній частині оперативно реагувати на поточні проблеми;
  • Змінено програму «Єврододатки» у зв’язку із зміною шаблону. Модуль було адаптовано під новий шаблон додатків до дипломів європейського зразка, що відповідає актуальним вимогам. Це дозволяє автоматично формувати документи, які визнаються у міжнародному середовищі;
  • Підготовлено технічну документацію до нових модулів. Було створено детальну документацію до всіх нових модулів, що значно полегшує їхнє впровадження та використання. Документація включає інструкції для користувачів, опис функціональних можливостей і технічні вимоги;
  • Проведення аудиту електронних навчальних планів університету. Проведено повний аналіз навчальних планів, що дозволило виявити невідповідності та зробити необхідні корективи для покращення якості освітнього процесу;
  • Корегування електронних навчальних планів протягом року. Усі виявлені проблеми та зміни в нормативній базі оперативно враховувалися в навчальних планах, що забезпечує їхню актуальність;
  • Синхронізація бази «Абітурієнт» із ЄДЕБО, зарахування абітурієнтів. Забезпечено автоматизоване перенесення даних про вступників із бази ЄДЕБО, що значно полегшує роботу приймальної комісії та пришвидшує процес зарахування;
  • Вдосконалення сайту вступної кампанії. Сайт отримав оновлений дизайн та функціонал, що полегшує абітурієнтам доступ до актуальної інформації, процес подачі документів і відстеження статусу заяв.

 

У 2022 році продовжувалась робота з модулями, розробка яких була розпочата у 2021 році та, на початок звітного року, знаходилися на стадії розробки та тестування:

  • Управління навантаженням кафедри, закріплення викладачів за дорученнями. Цей модуль розроблено з метою автоматизації процесу розподілу навчального навантаження між викладачами. Інструмент забезпечує прозорість розподілу обов’язків, зокрема лекцій, практичних занять та курсових проектів, із можливістю перегляду планів у режимі реального часу;
  • Звіт «Планування навантаження кафедри (план роботи кафедри на рік)». Новий звіт допомагає кафедрам формувати детальний річний план роботи з урахуванням навчального навантаження, наукових та адміністративних завдань. Інтеграція з іншими модулями АСУ НП забезпечить автоматичну генерацію необхідних даних;
  • Автоматичне генерування індивідуального плану викладача (перша та друга половина робочого дня). Інструмент дозволяє створювати персоналізовані плани викладачів з урахуванням навантаження на першу і другу половину робочого дня. Це сприяє оптимізації робочого часу та уникненню конфліктів у розкладі;
  • Звіт «Про виконане навантаження кафедри за семестр». Розробка цього звіту спрямована на автоматизацію процесу моніторингу виконаного навантаження. Керівництво кафедри має змогу оперативно оцінювати виконання запланованих обсягів роботи, а також виявляти відхилення для їх подальшого усунення;
  • Модуль «Аспірантура». Новий модуль орієнтовано на управління навчальною та науковою діяльністю аспірантів. Він включає інструменти для відстеження виконання індивідуального плану аспіранта, формування екзаменаційних відомостей і моніторингу успішності. Це забезпечує інтеграцію аспірантури в загальну систему управління навчальним процесом.

Протягом 2022 року в рамках автоматизованої системи управління навчальним процесом було впроваджено низку важливих оновлень і нових функціональних модулів, спрямованих на вдосконалення освітнього процесу та оптимізацію роботи адміністративного персоналу.

Впроваджені розробки:

  • Програма “Екзаменаційні відомості”, яка тепер прив’язана до відомостей учбових доручень. Модернізована програма забезпечує автоматичну прив’язку екзаменаційних відомостей до навчальних доручень викладачів. Це значно підвищило точність розподілу даних, спростило роботу з документацією і дозволило уникнути дублювання інформації між різними модулями;
  • Перероблено програму “Єврододатки” відповідно до вимог цього року. У зв’язку з оновленням нормативних вимог було адаптовано програму формування додатків до дипломів європейського зразка. Нова версія враховує останні зміни у стандартах і автоматично генерує документи, що відповідають міжнародним вимогам;
  • Перероблено програму, що виконує синхронізацію із ЄДЕБО, відповідно до вимог цього року. Удосконалено механізм синхронізації з Єдиною державною електронною базою з питань освіти (ЄДЕБО), що дозволило підвищити швидкість і точність передачі даних. Ці зміни забезпечили відповідність оновленим технічним і нормативним вимогам;
  • Персональний віддалений вхід співробітників університету до АСУ НП за технологією VPN (“Віртуальна приватна мережа”). Впроваджено систему віддаленого доступу до АСУ НП через технологію VPN, що забезпечило захищене підключення співробітників університету до внутрішніх інформаційних систем. Протягом року цим сервісом скористалися понад 200 співробітників, що дозволило їм ефективно працювати навіть у віддаленому режимі;
  • Перероблено програму «Кабінет викладача». Модернізована версія «Кабінету викладача» отримала нові функціональні можливості, такі як перегляд навчальних доручень, формування звітів за виконаним навантаженням і покращений інтерфейс для роботи з академічною документацією. Ці оновлення зробили платформу ще більш зручною для користувачів;
  • Розроблено комплекс програм для приймальної комісії 2022 р., який дозволяє вести облік заяв по квоті-2, розраховує рейтинг тощо. Новий програмний комплекс був спеціально розроблений для приймальної кампанії 2022 року. Він забезпечує автоматизацію процесу реєстрації заявок абітурієнтів за квотою-2, розрахунок рейтингів і формування відповідних звітів. Це значно полегшило роботу приймальної комісії, зменшивши кількість рутинних операцій.

 

Протягом 2023 року в рамках автоматизованої системи управління навчальним процесом (АСУ НП) було виконано значний обсяг робіт щодо впровадження нових функцій і вдосконалення існуючих модулів. Ці заходи спрямовані на підвищення ефективності роботи університету, покращення навчального процесу та розширення можливостей для викладачів, студентів і адміністрації.

Нові розробки:

  • Синхронізація бази вступників між ЄДЕБО та АСУ НП. Впроваджено механізм автоматичної синхронізації даних про абітурієнтів між Єдиною державною електронною базою з питань освіти (ЄДЕБО) та АСУ НП. Це дозволило забезпечити актуальність даних, зменшити ручну працю в процесі обробки інформації про вступників і мінімізувати помилки під час переносу даних;
  • Перероблено звіти по академічним боржникам. Нова версія звітів включає розширений аналіз академічних заборгованостей студентів, який дозволяє враховувати причини виникнення боргів і прогрес у їх ліквідації. Завдяки покращеній структурі звітів адміністративний персонал отримав змогу швидше реагувати на проблемні ситуації та планувати заходи для їх вирішення;
  • Розроблено та впроваджується кабінет гаранта освітньої програми. Цей модуль створено для полегшення роботи гарантів освітніх програм. Він надає доступ до інструментів управління програмою, включаючи моніторинг успішності студентів, підготовку акредитаційної документації та аналіз відповідності освітніх результатів стандартам. «Кабінет гаранта» також спрощує взаємодію між гарантом, кафедрою та адміністрацією;
  • Розпочато роботи зі створення модуля формування силабусів. Новий модуль має автоматизувати створення силабусів для навчальних дисциплін. Він забезпечуватиме інтеграцію з базами даних АСУ НП, дозволяючи викладачам швидко заповнювати необхідну інформацію, таку як результати навчання, методи оцінювання, рекомендована література тощо. Це підвищить зручність і стандартизацію процесу;
  • Перероблено програму «Кабінет викладача», додано режим роботи з абітурієнтами. У «Кабінеті викладача» з’явилася нова функція, що дозволяє викладачам взаємодіяти з абітурієнтами. Викладачі можуть надавати консультації, відповідати на запитання та відслідковувати успіхи абітурієнтів, які планують вступ до університету. Це сприяє підвищенню залученості викладачів у процес вступу та покращує комунікацію з потенційними студентами;
  • Проводилось вдосконалення модуля «Аспірантура». Робота над модулем «Аспірантура» спрямована на інтеграцію нових функцій, таких як управління індивідуальними планами аспірантів, моніторинг їхньої успішності, формування екзаменаційних відомостей і звітності. Ці вдосконалення спрощують організацію навчального процесу аспірантів і роблять його більш прозорим.

 

Протягом 2024 року активно продовжувалися роботи з впровадження раніше розроблених модулів автоматизованої системи управління навчальним процесом (АСУ НП) та створення нових функціональних рішень. Крім того, значна частина робіт була пов’язана з адаптацією системи до змін, викликаних реструктуризацією НТУ «ХПІ». У результаті виконано великий обсяг заходів, спрямованих на вдосконалення освітнього процесу та оптимізацію адміністративної діяльності.

Нові розробки:

  • Синхронізація бази вступників між ЄДЕБО та АСУ НП. Впроваджений механізм синхронізації даних дозволив забезпечити швидкий і точний обмін інформацією про вступників між системами ЄДЕБО та АСУ НП. Це значно скоротило час обробки даних, мінімізувало ризик помилок і сприяло підвищенню ефективності роботи приймальної комісії;
  • Перероблено звіти по академічним боржникам. Нові звіти стали більш деталізованими, що дозволило враховувати не лише кількість академічних боргів студентів, але й причини їх виникнення, прогрес у ліквідації заборгованостей і динаміку успішності. Звіти стали зручнішими для використання адміністративним персоналом і викладачами;
  • Завершено роботу над створенням програми «Кабінет гаранта освітньої програми». Цей модуль став ефективним інструментом для гаранта освітньої програми, який тепер має змогу керувати основними аспектами акредитації та здійснювати моніторинг відповідності стандартам, а також аналізувати успішність студентів і викладачів у межах програми;
  • Розроблено модуль формування силабусів. Новий модуль автоматизує процес створення силабусів, забезпечуючи інтеграцію з базами даних і стандартами університету. Викладачі отримали змогу зручно та швидко формувати навчальні документи відповідно до сучасних вимог;
  • Розроблено програму «Екзаменаційні відомості аспірантури». Цей модуль був створений для автоматизації обліку успішності аспірантів. Він дозволяє формувати та зберігати екзаменаційні відомості, здійснювати моніторинг  прогресу аспірантів і оптимізувати роботу викладачів;
  • Модернізовано програму «Кабінет викладача» (додано нові режими: «Робота з абітурієнтами» та «Облік оцінок успішності аспірантів»). Додані режими зробили «Кабінет викладача» універсальним інструментом для управління всіма аспектами навчального процесу, включаючи взаємодію з абітурієнтами й аспірантами;
  • Модернізовано програму розрахунку штатного розкладу. Оновлена програма дозволяє більш точно планувати штатний розклад кафедр з урахуванням змін у структурі навчального процесу. Це забезпечило оптимізацію кадрових ресурсів університету;
  • Розширено АРМи «Дирекція», «Навчальна частина», «Кафедра» додано функціонал вибору студентами дисциплін вільного вибору. Додавання цього функціоналу дозволило забезпечити більш ефективний моніторинг вибору дисциплін студентами та спростило організаційні процеси між різними підрозділами університету.

Плани на наступний рік:

  • Введення в експлуатацію АРМу «Кабінет гаранта освітньої програми».
    Планується завершити тестування і впровадження цього модуля, щоб гаранти освітніх програм могли повноцінно використовувати всі його функції для акредитації та управління програмою;
  • Впровадження програми формування силабусів. Заплановано повноцінне впровадження модуля для всіх викладачів, що забезпечить стандартизацію процесу підготовки навчальних матеріалів;
  • Розширення програми «Навчальні плани» (структурна схема).
    Додавання структурної схеми дозволить більш наочно і зручно представляти навчальні плани, що сприятиме їхньому кращому розумінню;
  • Розширення програми «Кабінет гаранта освітньої програми». Заплановано додати можливість автоматичного заповнення пунктів 121 ОП відповідно до типового шаблону, а також функцію друку освітньої програми.
  • Розширення програми АРМ «Дирекція». Буде додано функціонал аналізу рівня наповненості освітніх програм і силабусів кафедрами, що покращить моніторинг і управління навчальним процесом;
  • Розробка нового модуля «Кабінет аспіранта». Планується створення модуля, який надаватиме аспірантам зручний інструмент для управління своєю навчальною діяльністю, включаючи моніторинг виконання індивідуального плану;
  • Розробка нового модуля «Диспетчерська». Новий модуль забезпечить автоматизацію створення розкладу занять з урахуванням потреб студентів, викладачів і адміністративного персоналу;
  • Розширення модуля «Кабінет студентів» (додавання функціоналу вибору дисциплін вільного вибору). Це забезпечить ще більшу інтеграцію студентів у процес управління власним навчанням;
  • Розширення модуля «Кабінет викладача» (додавання екзаменаційних відомостей аспірантури). Планується надати можливість роботи викладачів з екзаменаційними відомостями аспірантів, що сприятиме оптимізації цього процесу.

 

ASU-2021-2024